Family Meeting

A.    Definisi

Family meeting di ICU merupakan  forum yang penting untuk berdskusi tentang kondisi pasien, prognosis, pilihan perawatan, serta untuk mendengarkan kekhawatiran keluarga, dan untuk pengambilan keputusan tentang tujuan yang sesuai untuk pasien dengan kondisi kritis, yang biasanya tidak memiliki kemampuan untuk berpartisipasi dalam diskusi sehingga  harus bergantung pada anggota keluarga atau orang lain sebagai pengganti pasien (Nelson et al., 2009; Gay et al., 2009). Diskusi tersebut seringkali membahas masalah penting terkait hidup dan mati pasien, seperti manfaat dan beban dari terapi, serta tujuan dan nilai-nilai dari pasien dan keluarga (Gay et al., 2009). Dengan berpartisipasi dalam family meeting, tim interdisiplin di ICU dapat memberikan informasi yang lebih banyak lagi dan memberikan support untuk mengatasi masalah emosional keluarga(Gay et al., 2009). Family meeting tidak hanya ditujukan untuk meningkatkan kondisi kesehatan dan kualitas hidup pasien, tetapi juga memberikan dukungan emosional dan spiritual untuk pasien dan keluarga (Foreman et al., 2010). Komunikasi yang baik yang dilakukan dengan segera di ICU dapat memandu penggunaan teknologi life-support yang sesuai untuk pasien dengan kemungkinan survival yang tinggi dan memungkinkan penarikan segera bantuan life-support ketika halt tersebut tidak efektif (Lilly et al., 2003 cit. Foreman et al., 2010).

B.     Hambatan dalam family meeting

Penelitian menunjukkan bahwa family meeting memiliki manfaat yang jelas bagi pasien, keluarga, maupun tenaga kesehatan, namun berbagai bukti menunjukkan bahwa family meeting gagal dilakukan pada sebagian besar pasien di ICU (Gay et al., 2009). Penyebab kegagalan family meeting antara lain:

1.      Waktu

Beberapa tenaga medis di rumah sakit tidak memiliki waktu untuk melakukan diskusi secara teratur dengan keluarga pasien di ICU. Di Amerika Serikat, rata-rata pasien di ICU mencapai 10 orang. Meskipun data mengenai durasi family meeting terbatas, namun biasanya kegiatan ini dilakukan selama 30 menit. Dari angka tersebut, tampak bahwa seorang tenaga kesehatan  harus menghabiskan waktu 5 jam sehari untuk bertemu dengan keluarga masing-masing pasien. Waktu tambahan juga diperlukan untuk mengatur, mempersiapkan, serta mendokumentasikan kegiatan ini.

Untuk beberapa pasien dan keluarga dengan  masalah yang sederhana, family meeting mungkin dapat dilakukan dalam waktu yang singkat. Namun, untuk pasien dengan masalah yang kompleks, diskusi tersebut biasanya tidak sederhana dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Keluarga juga tidak hanya menginginkan informasi, namun juga menginginkan kesempatan untuk didengar. Selain itu, keluarga pasien ICU sering mengalami masalah emosional seperti cemas, depresi, trauma, tertekan, atau berduka yang dapat mengganggu proses penerimaan informasi, sehingga penyampaian informasi harus dilakukan secara perlahan dan berulang-ulang untuk memastikan bahwa keluarga paham.

2.      Multiple caregiver

Perawatan pasien di ICU sering terfragmentasi antara beberapa tenaga profesional. Kebanyakan pasien ICU biasanya dirawat oleh berbagai spesialis yang masing-masing berfokus pada disfungsi organ atau sistem pasien. Adanya pergantian shift pada perawat juga menambah kompleksitas. Dengan jumlah caregiver yang begitu banyak untuk setiap pasien menyebabkan ketidak jelasan tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap kegiatan family meeting. Dokter mungkin berasumsi bahwa perawat atau caregiver lain bertanggung jawab akan hal tersebut, begitupun sebaliknya, sehingga terjadi kegagalan dalam family meeting. Keluarga juga sering mengalami keraguan untuk memulainya, terutama jika mereka tidak tahu siapa yang harus dihubungi untuk melakukan family meeting. Meskipun tanggung jawab tentang siapa yang melakukan komunikasi sudah jelas, seorang caregiver akan mengalami kesulitan untuk menjelaskan semuanya seperti yang keluarga inginkan. Idealnya, seorang caregiver akan mempersiapkan family meeting dengan berdiskusi terlebih dahulu dengan rekan-rekannya yang menangani pasien dengan masalah yang spesifik. Hal ini sangat sulit dilakukan, karena akan memakan waktu.

3.      Skill

Komunikasi yang efektif dengan keluarga pasien ICU membutuhkan keterampian yang baik. Dokter harus mampu menjelaskan fisiologi dan teknologi yang kompleks dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh orang awam, memberikan informasi tentang prognosis pasien, dan memperoleh informasi tentang niai-nilai, tujuan, dan pilihan pengobatan pasien, mendengarkan dengan sabar, mengatasi gangguan emosional termasuk kemarahan, kesedihan, dan rasa bersalah pada keluarga, membantu dalam pengambilan keputusan mengenai terapi untuk mempertahankan hidup, mempersiapkan keluarga terhadap kematian pasien, dan untuk bernegosiasi terhadap penyelesaian konflik. Kurangnya keterampilan dalam berkomunikasi merupakan kendala family meeting di ICU.

4.      Budaya dan bahasa

Tantangan komunikasi diperparah oleh keberagaman budaya pasien. Dokter atau perawat mungkin menghadapi berbagai macam sikap pasien maupun keluarga terkait dengan penyakit, kematian, keterbukaan informasi, pembuatan keputusan, terapi untuk mempertahankan hidup, yang semuanya dipengaruhi oleh budaya masing-masing.

5.      Stress

Kematian merupakan hal yang sering dijumpai di ICU dibandingkan dengan bangsal lain di rumah sakit. Penelitian menunjukkan bahwa petugas kesehatan di ICU sering terganggu oleh ketakutannya terhadap proses dying. Waktu kerja yang panjang, pengambilan keputusan tentang triase dan terapi menimbulkan berbagai konsekuensi. Perubahan status pasien secara cepat menyebabkan kurangnya waktu untuk beristirahat atau mengurangi ketegangan terutama dalam menghadapi tekanan institusional untuk memaksimalkan BOR dan meminimalkan LOS. Family meeting mungkin menambah stress bagi dokter maupun perawat di ICU, sehingga pada waktu-waktu tertentu mereka mungkin akan menghindari keuarga sebagai strategi untuk melindungi diri.

6.      Keterbatasan ruang

Sebagian besar ICU tidak memiliki ruangan khusus yang sesuai untuk family meeting. Meskipun hal tersebut tampak seperti masalah kecil,  keluarga kadang-kadang merasa khawatir jika pasien yang tampaknya tidak sadar bisa mendengar pembicaraan mereka. Diskusi di ruang tunggu tidak hanya mengganggu privasi pasien dan anggota keluarga tapi juga dapat menyebabkan stress bagi keluarga lain yang tidak sengaja mendengarnya. Tidak adanya ruangan yang tepat untuk family meeting berhubungan dengan peningkatan kecemasan dan depresi pada keluarga pasien di ICU.

7.      Ketidakjelasan tujuan

Hampir setiap tugas akan lebih mudah dikerjakan apabila tujuannya jelas. Pada family meeting di ICU, kejelasan ini sering kurang. Tujuan dari family meeting bervariasi, dipengaruhi faktor status medis pasien pada waktu tertentu, ketersediaan informasi diagnostik atau terapeutik baru, permintaan keluarga untuk berdiskusi tentang topik tertentu, riwayat family meeting sebelumnya, dan pemahaman, minat, serta penerimaan keluarga. Beberapa family meeting berfokus pada perawatan end of life, termasuk diskusi tentang manfaat dan beban yang ditimbulkan dari terapi untuk mempertahankan hidup, dan proses penarikan terapi tersebut.

C.     Strategi dalam family meeting

1.      Memaksimalkan efisiensi waktu dokter.

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah meminta dokter untuk menentukan hari dan waktu yang paling nyaman untuk melakukan family meeting setiap minggunya. Hal tersebut dapat digunakan untuk membuat jadwal mingguan. Jadwal tersebut kemudian diprint dan dipasang di ICU dan ruang tunggu keluarga, dapat juga dibuat leaflet atau dokumen independent yang didistribusikan secara pribadi oleh staff setiap keluarga mengunjungi ICU. Selama family meeting, partisipasi doketr sangat penting karena keluarga biasanya ingin mendengar langsung dari dokter yang bertanggung jawab tentang kondisi dan prognosis pasien.

2.      Gunakan alat bantu informasi cetak

Penggunaan bahan informasi cetak dapat berfungsi sebagai strategi lain untuk mencapai efisiensi waktu serta manfaat lain dalam berkomunikasi dengan keluarga. Penelitian menunjukkan bahwa leaflet dan brosur sangat bermanfaat untuk keluarga pasien, termasuk informasi tentang topik yang sensitif seperti berkabung. Selain itu, penelitian lain menunjukkan bahwa materi cetak dapat berfungsi sebagai alat bantu pengambilan keputusan, meningkatkan pengetahuan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan pengobatan, menciptakan harapan outcome yang lebih realistis, dan melibatkan pasien atau keluarga dalam pengambilan keputusan. Alat bantu tersebut efektif untuk beragam keputusan, termasuk keputusan tentang tindakan untuk mempertahankan kehidupan seperti ventilasi mekanik dan tube feeding. Beberapa ICU juga telah mengembangkan buklet family meeting yang menggambarkan sifat dan tujuan family meeting, menjelaskan peran dari setiap partisipan, dan mendorong keluarga untuk mempersiapkan topik dan merumuskan pertanyaan. Materi ini dapat membantu menstruktur dan memfokuskan diskusi sehingga dapat mempersingkat family meeting.

3.      Memberikan edukasi pada dokter tentang adanya jasa layanan sebagai pengganti waktu yang dihabiskan untuk family meeting

Peraturan yang berkaitan dengan pembayaran untuk layanan critical care mungkin diinterpretasikan oleh beberapadokter sebagai penghalang dalam memperoleh jasa layanan. Namun, ketentuan yang berlaku menyebutkan bahwa layanan tersebut sebenarnya merupakan pengganti layanan critical care. Layanan family meeting dapat dihitung sebagai layanan critical care ketika memenuhi kriteria di sebagai berikut:

a.       Pasien tidak mampu untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan.

b.      Diskusi diperlukan untuk menentukan keputusan pengobatan.

Untuk memperoleh jasa layanan, dokter juga perlu melakukan dokumentasi terkait:

a.       Ketidakmampuan pasien untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan pengobatan.

b.      Adanya kebutuhan untuk melakukan diskusi.

c.       Adanya kebutuhan untuk membuat keputusan pengobatan sehingga diperlukan diskusi.

d.      Rangkuman pada rekam medis yang mendukung adanya kebutuhan diskusi.

4.      Menyertakan family meeting pada checklist, lembar tujuan, dan reminder tools

Penggunaan reminder tools efektif dalam meningkatkan praktik family meeting. Di tempat kerja yang kompleks dan dengan intensitas tinggi seperti ICU, checklist dan reminder tools berperan penting dalam meningkatkan kepatuhan kerja. Implementasi daily goal form juga meningkatkan proporsi dokter dan perawat yang mengerti tujuan perawatan pasien di ICU dari 10% menjadi lebih dari 95% dan juga secara signifikan mengurangi LOS.

5.      Memperjelas tujuan pertemuan dengan menggunakan simple tool

Simple tool dapat digunakan untuk memperjelas tujuan pertemuan. Pada tool ini terdapat daftar tujuan yang lazim pada family meeting di ICU. Tool ini juga menyediakan space untuk mengidentifikasi tujuan yang jarang ditargetkan pada pasien ICU, tapi mungkin penting bagi beberapa pasien.

6.      Melibatkan dan memberdayakan perawat dalam family meeting

Perawat merupakan tenaga medis yang mengembangkan hubungan paling dekat dengan pasien dan keluarga. Karena berbagai alasan, perawat tidak selalu berpartisipasi secara aktif dalam family meeting dan mungkin tidak hadir saat dokter mengadakan family meeting  di tempet yang jauh dari tempat tidur pasien. Hal ini sangat disayangkan  karena perspektif keperawatan adalah unik. Keluarga menghargai komunikasi dengan  perawat, dan perawat juga mengungkapkan minatnya dalam mengembangkan perannya, serta merasa frustrasi akan keterbatasan yang dirasakan. Keterlibatan perawat yang lebih besar pada family meeting dapat membantu  meringkankan  beban dalam  hal mengatur dan menyelenggarakan family meeting yang saat ini dibebankan terutama pada dokter. Ada beberapa topik tertentu yang keluarga hanya mau berdiskusikan dengan dokter. Namun, idealnya perawat juga harus terlibat dalam family meeting karena perawat dapat berkontribusi dalam banyak hal. Salah satu peran penting perawat adalah untuk memfokuskan perhatian tim pada kebutuhan family meeting. Perawat dapat menggunakan checklist sebagai pengingat tertulis. Perawat dapat membantu menyusun jadwal dan lokasi pertemuan, berdiskusi dengan keluarga tentang apa yang diharapkan dan bagaimana cara mempersiapkannya, mengumpulkan dan memperkenalkan partisipan, dan  membawa pertanyaan penting keluarga pada dokter. Selain itu, perawat sering melakukan kunjungan ke pasien dan keluarga, sehingga perawat dapat mengidentifikasi siapa keluarga yang mengjadi partisipan utama dalam family meeting. Perawat juga memainkan peran penting dalam meningkatkan konsistensi informasi yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan kepuasan keluarga. Peran perawat tersebut tidak hanya meningkatkan frekuensi dan ketepatan waktu family meeting tetapi juga kualitas dan efektivitas pertemuan.

7.      Libatkan tenaga professional lain dan staff: pekerja sosial, agamawan, dan case management.

Tim ICU yang paling efektif adalah tim interdisiplin yang mencakup dan mengintegrasikan kontribusi tidak hanya dokter dan perawat, tetapi juga tenaga professional lain. Pekerja sosial memiliki keterampilan untuk mendengarkan dan konseling emosional. Mereka juga ahli dalam managemen transisi seting pelayanan dan sering kali membahas tentang melanjutkan atau menghentikan terapi. Mereka juga dapat mencarikan bantuan finansial untuk pasien. Dukungan spiritual merupakan kunci utama layanan perawatan paliatif yang berkualitas untuk pasien dan keluarganya.

8.      Berikan reinforcement positf

Jika meningkatkan frekuensi family meeting merupakan tujuan utma, maka tenaga professional atau staff yang bekerja untuk mencapai tujuan ini harus dihargai. Reinforcement positif tidak hanya memberikan pengakuan dan penghargaan akan usaha, tetapi juga merupakan stimulus yang kuat untuk mengulangi tindakan tersebut.

9.      Mendukung pelatihan keterampilan komunikasi

Dokter yang memiliki keterampilan komunikasi dan pengetahuan yang relevan dengan topik akan lebih mungkin memegang tanggung jawab untuk melakukan family meeting dari pada mereka yang tidak memiliki keterampilan ini.

10.  Konsultasi dengan spesialis palliative care

Konsultan pada tim palliative care dapat mendukung terselenggaranya family meeting. Mereka dapat membantu mengidentifikasi dan menghubungi partisipan, mengkoordinasikan jadwal, dan  mengatur hal lainnya. Perawat paliatif memerlukan pengetahuan dan pelatihan keterampilan untuk melakukan family meeting, mengatasi distress emosional seperti depresi, kecemasan, dan berduka. Spesialis palliative care juga memiliki keterampilan dalam mengurangi nyeri dan ketidaknyamanan pada pasien.

DAFTAR PUSTAKA

Foreman, M.D., Milisen, K., Fulmer, T.T. 2010. Critical Care nursing of Older Adults : Best Practices 3^rd ed. New York: Springer Publishing Company.

Gay, E.B., Pronovost, P.J., Bassett, R.D., Nelson, J.E. 2009. The Intensive Care Unit Family Meeting: Making It Happen. Journal of Critical Care 24 : 629.e1–629.e12.

Nelson, J.E., Walker, A.S., Luhrs, C.A., Cortez, T.B., Pronovost, P.J. 2009. Family Meetings Made Simpler: A Toolkit for the Intensive Care Unit. Journal of Critical Care 24 : 626.e7–626.e14.